Présentation détaillée de KaliDoc
KaliDoc permet de gérer votre documentation d'entreprise conformément aux règles et usages édictés
par les qualiticiens, tout en vous laissant votre espace de liberté. Ce n'est pas le logiciel qui va
vous imposer quoi que ce soit mais bien vous qui lui indiquerez comment vous désirez travailler. Enfin
un produit où l'utilisateur est pris en compte !
KaliDoc est un outil simple qui s'interface avec les outils bureautiques les plus couramment utilisés.
L'automatisation d'un grand nombre de fonctionnalités et d'indicateurs décharge complètement l'utilisateur
de tâches fastidieuses, de la mise à jour de tableaux de bord ce qui lui permet de se concentrer sur le
contenu de ses documents.
La documentation est présentée sous forme d'un tableau de bord où toutes les fonctionnalités sont accessibles.
D'un simple clic, dossiers et documents peuvent être déplacés.
- Le référencement des documents peut être automatisé.
- La nature du document détermine le cycle de vie du document ainsi que les modèles autorisés.
- Les étapes du cycle de vie ainsi que les personnes chargées de chacune d'elles sont déterminées dès la création.
- Les destinataires du document, personnes à qui sera diffusé le document dès mise en application, peuvent être sélectionnés par groupe (fonctions, services ou groupes paramétrés) mais aussi nominativement.
- Un paramétrage de la diffusion papier (originaux à remettre et liste d'émargement) permet d'automatiser l'impression des exemplaires papier dès la mise en application du document, voire de la déléguer (ex : diffusion par les responsables de services).
- Les mots-clé associés au document serviront de critère de recherche précieux.
La plupart des rubriques peut être renseignée automatiquement par héritage hiérarchique mais reste toujours modifiable.
KaliDoc gère des documents de type Word, Excel, PowerPoint, Adobe Pdf, FrontPage...
Pour chaque type, vous pouvez paramétrer plusieurs modèles.
Pour les modèles Word, des champs paramétrables peuvent y être insérés (date de création, date de mise à jour, rédacteur(s), valideur(s), etc.), champs mis à jour automatiquement au cours de la vie du document.
L'importation de vos documents existants s'effectue naturellement et vous pouvez aussi intégrer rapidement
l'historique des différentes versions. Vous pouvez n'indiquer que l'emplacement du document papier si
vous ne disposez pas encore du document électronique associé.
Chaque document peut être associé à plusieurs référentiels, voire plusieurs chapitres d'un même
référentiel (ANAES, ISO, GBEA, etc. ou référentiels internes). Un "estampillage" (sous forme de logo)
du document est alors effectué (ceci restant paramétrable).
Vous pouvez visualiser votre documentation par rapport à un référentiel : très pratique
pour savoir quels sont les documents qui répondent à chaque partie du référentiel.
Dans un document, vous avez la possibilité de faire référence à d'autres documents (ex : une procédure fait
référence à un mode opératoire ou à un texte réglementaire), en insérant un lien hypertexte.
Libre à vous de les déclarer ou non dans KaliDoc de façon à mettre en place une étape de vérification
des liens qui est automatiquement déclenchée à l'issue de l'approbation et permettra au responsable du
document d'évaluer si les modifications effectuées dans un document nécessitent aussi une modification
dans les documents "liés".
Dès que le document est mis en application,
- KaliDoc vous propose l'impression des originaux (qui comporteront automatiquement la mention Original) et des listes d'émargement si vous en avez indiqué dans le document.
- Chaque destinataire est immédiatement prévenu dans KaliWeb et éventuellement par messagerie électronique. Il pourra ainsi consulter directement le document et en accuser réception le cas échéant.
- Les responsables de diffusion peuvent suivre les accusés réception des destinataires.
- La planification des différentes étapes vous aidera dans l'organisation et le suivi de réalisation.
- Un tableau de bord des actions à effectuer est accessible à tout moment.
- Un cycle de révision peut être affecté à un document : le responsable du document retrouvera automatiquement à la date d'échéance, une action "révision" pour laquelle il aura le choix entre la création d'une nouvelle version ou le report.
- Des demandes de modification peuvent être émises par les destinataires du document : les demandes acceptées seront mises en évidence lors de la création d'une nouvelle version.
Le responsable du document peut à tout moment consulter les versions périmées d'un document et retrouver
quelle était la version en vigueur à une certaine date et qui en avait accusé réception.
La création d'une nouvelle personne dans la bibliothèque des personnes entraîne automatiquement la diffusion
des documents qui la concernent en fonction de son profil (service(s) et fonction(s)).
KaliTech -
Gestion Documentaire Qualité et Communication d'entreprise
Dès que le document est mis en application,
